Cuando una organización tiene más de uno o dos miembros, el acceso basado en roles se convierte en la tarea administrativa del día a día. Esta guía recorre cómo crear roles, decidir qué otorgan, asignarlos a miembros e invitar a nuevos usuarios con el rol adecuado desde el primer momento.

Cuándo usar roles

Necesitas roles explícitos siempre que:

  • La organización tiene miembros que no son propietarios — los propietarios siempre tienen acceso implícito completo; los miembros empiezan sin nada.
  • El modo de acceso de un schema es Privado — los miembros no lo pueden ver sin un rol que les conceda lectura.
  • Distintos miembros deben tener distintos ámbitos de escritura (ventas puede editar clientes pero no productos; finanzas puede leer facturas pero no editarlas).

Si todo el mundo en la organización debe verlo todo, lo más sencillo es darles a todos la condición de propietario. Los roles son la respuesta cuando el acceso debe variar según la persona.

Anatomía de un rol

Un rol tiene:

  • Nombre — lo que aparece en el desplegable de asignación.
  • Descripción — opcional, útil para tu yo futuro.
  • Capacidades — la lista de permisos, agrupados por recurso. Consulta Roles y capacidades para el catálogo.
  • Ámbito — qué schemas (o qué modelos concretos) cubren las capacidades.

Construyes el rol una vez y lo reutilizas con cada miembro que cumpla ese papel.

Crear un rol

Desde la página de la organización → pestaña Roles → + Nuevo rol:

  1. Ponle un nombre claro y orientado a la acción. "Comercial" se lee mejor que "Rol 3".
  2. Elige los schemas (o modelos concretos) que cubre el rol.
  3. Marca las capacidades para cada uno:
    • Leer metadatos — ver el schema y sus modelos. Sin esto, no se llega al resto.
    • Leer instancias, Crear, Actualizar, Eliminar — CRUD por modelo.
    • Gestionar archivos — subidas en las instancias.
    • Usar el asistente de IA — permite a los titulares del rol hablar con el agente.
  4. Guarda.

Asignar un rol a un miembro

Desde la pestaña Miembros, haz clic en un miembro, luego en Asignar rol y elige de la lista. Un miembro puede tener varios roles — las capacidades se suman; ningún segundo rol te quita nada.

El cambio se hace efectivo en la siguiente petición del usuario a la plataforma; no hace falta que cierre sesión y la vuelva a abrir.

Invitar a un usuario nuevo con roles ya asignados

Puedes invitar a alguien que aún no es usuario de la plataforma. Desde Miembros → + Añadir miembro → Invitar por correo:

  1. Escribe el correo de la persona invitada.
  2. Elige los roles con los que debe aterrizar.
  3. (Opcional) Añade un mensaje corto — se incluye en el correo de invitación.
  4. Envía.

La persona invitada recibe un correo con un enlace de registro ligado a la organización. Cuando inicie sesión, ya es miembro con los roles que has fijado; no hace falta ninguna acción adicional por tu parte.

Las invitaciones pendientes se listan en Miembros con una marca pendiente. Puedes reenviar, cambiar roles antes de la aceptación, o revocar.

Editar o eliminar un rol

Desde la pestaña Roles, haz clic en un rol para editarlo. Los cambios afectan a cada miembro que lo tenga actualmente. Si eliminas un rol, cada miembro que lo tenía pierde esas capacidades inmediatamente — mantiene el resto de roles que tuviera.

Los roles son específicos de la organización que los ha definido. No hay un registro global: cada organización construye su conjunto.

Un patrón corto

Para un equipo pequeño, tres o cuatro roles suelen cubrirlo todo:

  • Admin — lectura + escritura completa en cada schema. Útil cuando la persona debe tener control a nivel de organización pero no la quieres hacer propietaria (sin gestión de miembros).
  • Editor (por área) — lectura + crear + actualizar + gestionar archivos sobre un schema concreto (por ejemplo, Editor de ventas sobre el schema CRM).
  • Solo lectura — leer instancias en un conjunto de schemas, nada más. Apropiado para auditores, consultores, asesores externos.
  • Usuario del asistente — añade la capacidad Usar el asistente de IA encima de cualquiera de los anteriores cuando la organización quiere controlar el acceso al agente.

Puedes dividir más adelante — empieza grueso, refina cuando un caso concreto lo exija.

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